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在推动项目的过程中,必须时时刻刻谨记顾客的需求。举例来说,新产品研发的项目是为了满足外在顾客的需求;但某些科技项目的推行,则是为了提升内部员工的工作效率。不论项目对内或对外,项目经理人都得先了解目标顾客是谁,他们有什么需求,才可能达成项目的成效。
然而在了解顾客之前,先得掌握市场趋势。很多项目经理人都有一个错误的认知,认为“新品一推出,就会有人买。”事实证明,这是错误的观念。摩托罗拉的铱计划就是典型的例子,这项通过卫星提供通讯的服务,最后证明没有市场。为了避免类似事件的发生,项目团队必需纳入营销人员,以便掌握市场。
此外,项目经理人必须区分顾客及使用者的个别需求。所谓顾客,是指实际付钱购物的人,使用者则是实际从商品受惠的人。举例来说,母亲为婴儿购买浓缩汤,则母亲是顾客,婴儿是使用者。因此,使用者会直接影响产品的销售。
专案为什么失败
除了基本技能之外,项目经理人更应该了解一般项目失败的原因何在。《训练与发展杂志》(Training and Development)分析指出,阻碍项目推行的绊脚石与沟通有关。有效的沟通,可以大幅提高项目成功的机率。
由于项目团队成员来自不同部门与层级,因此沟通更显重要。任何沟通的误解,都会造成项目拖延、成本增加,最后导致失败。项目经理人如何才能减少沟通不良所造成的失误?
首先,要了解项目团队中,阻碍有效沟通的障碍是什么。通常,沟通的障碍包括:
1、错误的假设。团队成员似乎都清楚你的指示与期望,但最后你却发现,你们之间的认知南辕北辙。这是源自于,你假设彼此了解,而未要求团队响应确认。
2、害怕报告实情。项目经理人必须掌握项目进行是否顺利,控制进度与预算,了解资源充不充足,或项目是否陷入困境等。因此,项目经理人必须建立一个可以说出实情的团队文化,不要让成员只告知你正面的讯息。
3、缺少共同语言。项目团队的成员来自各部门,各有自己熟的语言。所以一开始,项目经理人就要建立起共同的语言,避免各种专业术语阻碍沟通。
4、文化差异。文化差异包含了语言、性别、种族及企业协议。
5、不良的团队气氛。建立一个开放、诚实的团队,不要建立一个等级分明的团队。由上而下命令式的沟通模式,所造成的阻碍会更大。
铲除沟通障碍最有效的方式,就是在项目推动之前,拟定一个正式沟通计划,以化解潜在的问题,帮助经理人掌握项目的进度及预算。沟通计划的内容,包含基本法则、冲突解决方案,及改变协议(change protocol)。
基本法则是用来解答项目成员的问题。譬如:1、什么人需要什么信息?2、什么时候需要?3、讯息如何传递——面对面的沟通、电话、电子邮件或正式报告等。
另外,身为项目经理人,你要思考的基本法则如下:1、谁要直接对你报告?2、用什么方式简报——电子邮件、会议等。3、简报的频率——每天、每个星期,还是两个星期。4、是不是要针对进度完成的比例进行简报。
一开始就把沟通细节说明清楚,不仅可以节省时间与成本,还能提高团队士气,要让每一位团队成员都清楚知道自己的职责所在。
把自己定位为创业家
不论项目设计得有多完备,还是有许多预料不到的事情会发生。譬如,团队成员另有职务、计算机软件无法使用等。
一开始就建立一套改变协议,在项目进行中,往往有助于团队成员的全力配合。
推行项目最终的目的都是,希望能够创造高顾客满意度、增加销售量、提高获利,最后创造股东价值。因此,项目经理人必须将自己的角色定位为创业家或CEO,把项目当成事业来经营,了解企业的运作如何为股东创造价值。
但是,并不是每一项项目都会直接对企业利润产生影响。项目经理人同样需要思考,项目的推行对企业策略能够产生什么样的价值?举例来说,推出新产品会大幅提高公司获利能力;而进入新地理市场的项目,只要能打平就很幸运了。但是,两者对企业整体的策略却都有贡献。
好项目不会凭空出现,需要完备规划与认真执行。其中包含有六个步骤:
1、发展项目架构。项目架构让项目有焦点,强迫项目经理人朝预期的结果前进。说明清楚你期待达成的数字,如销售量、生产及营运成本等。确保目标的设定合理,是可以达成的结果。
2、策略思考。从大格局来思考项目的目标。想想项目是否符合企业长期策略,看看项目是否与企业的竞争优势相辅相成,或者可以为企业开创其它的优势。
3、建立事业规划。进行市场调查,并了解竞争状况,让核心团队参与事业规划。
4、执行并控制项目。项目开始执行时,不要把事业规划摆一边,它是项目执行的指导原则,让你随时检视项目设定的目标是否达成。
5、项目终止与检讨。项目结束时,项目团队应该提出一份项目报告,检讨哪些目标达成,哪些未达成,以供日后参考。如果虎头蛇尾,项目成员付出昂贵代价获得的教训,将无法有效分享。下次项目开始,一切又须从头来过。
你是项目经理人,掌握好项目管理的诀窍,可以让你事半功倍!
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