摘要：酒店行业是我国最早对外开放的行业之一，经济型酒店这种新兴业态的内部控制也引起人们关注。本文从内部控制的概念谈起，论述了经济型酒店内部控制的核心，并就客房收入和采购等方面作一些探讨。
　　
　　 一、内部控制及经济型酒店的概念
 
　　内部控制的一般含义是：企业为了保证各项经济活动的有效进行，提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，防范规避财务与经营风险，防止欺诈和舞弊，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列具有控制职能的方法、措施和程序。现代内控理论认为，内部控制是一个系统化的框架，它建立在风险管理的基础上，包括内控环境、风险分析、内控活动、信息与沟通、监督五大要素。

　　经济型酒店是指以大众旅行者和中小商务者为主要服务对象，以客房为唯一或核心产品，价格较低廉，标准化服务，环境舒适，硬件上乘，性价比高的现代经济型酒店业态。

　　二、经济型酒店内部控制的核心

　　经济型酒店需要考虑成本效益原则，应该对内部控制所能带来的效益以及制定和执行内部控制措施所消耗的成本做一个综合的权衡来确定最终的内控制度。我个人认为经济型酒店内部控制的核心应当是以下几个方面：

　　1.授权审批的制度执行

　　授权是作为一种事前控制来保证内部控制的完善的，对于经济型酒店而言，由于提供的主要是住宿这一服务性产品，授权控制更为重要。

　　授权一般可分为一般授权和特殊授权。一般授权是为了实现经济型酒店业务效率的提高而将一些基础性的操作权限加以定位，即以规章制度的形式对服务人员的职权范围作明确的界定，如经济型酒店的房价。一般授权一般不常修改。特殊授权的一个根本特征就是面向的控制内容是需要灵活处理，或者是需要上级主管决定，如客人对客房质量不满要求降价或退房等，便是一个特殊授权。这一类授权在经济型酒店管理当中较少存在。

　　2.不相容职务的分离控制

　　不相容职务分离的主要目的是预防由于职权集中而产生的职务舞弊。对于经济型酒店来说，其不相容职务主要有以下几个方面：

　　(1)审批与执行的分离。是指具备批准某项业务职权的人不能够同时负责执行此项业务。如具备审批业务人员培训费用的职务不能同时负责费用的支取，而审批客房价格浮动区间临时性权利的职务不能负责直接收费。

　　(2)业务的执行与审核。这就是指自己做的事务不能由自己负责审核。如负责管理客房用品仓库的不能负责盘点。

　　(3)业务的执行与记录。

　　(4)会计人员的职务分离。

　　3.资产的保全

　　对于内部控制而言，资产的保全主要是为了保证相关资产的完整，主要包括：
 
　　(1)限制接近资产以及记录资产使用状况和业务的相关账簿资料。如：现金除单位负责人、财务负责人以及出纳之外，其他人员不得不经批准接近，一般情况只能由出纳负责现金的存取；客房用品除了仓管员之外，其他人员不得随意进出。
 
　　(2)盘点。为了保证资产的安全，定期或者不定期的盘点很有必要，盘点工作在经济型酒店管理上要注意主要就是职务的分离，以及避免盘点人员与资产管理人员的串通舞弊。
 
　　4.审核与监督

　　健全的内部控制体系，必须有相关的审核与监督部门负责对经济型酒店各项业务的协调与沟通，能够对整个业务流程以及相关的内部控制制度和实际措施进行审查，并随各种环境的变化提出修改建议、补救措施以及相关的奖惩。这一部门一般是内部审计机构。

　　三、具体的控制活动

　　经济型酒店紧扣酒店的核心价值——住宿，所以内部控制也就围绕着该核心而进行。

　　(一)在酒店业务活动中，货币资金业务是最为普遍、发生最为频繁的，也是最容易出现问题的业务，因此，健全的货币资金内部控制制度是十分必要的。经济型酒店应按照相互制约的原则建立货币资金的岗位责任制度，或不相容岗位互相分离，有关人员相互制约；对货币资金收支和保管业务，应该建立严格的授权批准程序，经办货币资金业务的人员应该和授权批准和审查稽核该项业务的人员分工明确，对货币资金业务定期进行清查和核定。
 
　　1.货币资金内部会计控制关键控制点

　　(1)出纳不能兼任稽核、会计档案保管、收入、支出、费用、债权、债务账簿的登记工作；

　　(2)每天营业结束后，出纳对库存现金进行盘点，并核对库存现金数与现金日记账余额是否相符，对超出库存限额的现金应于当日解送银行；

　　(3)不得有账外现金和现金白条抵库，不得私设“小金库”；

　　(4)银行支票与印章的保管人员应该分离；
 
　　(5)银行支票、汇票等要由专人负责管理，存放地点应该设有防范措施，领用时要有登记簿，领导批准，领用人签名。

　　2.营业款的收集和控制

　　酒店对各营业点可以接受的结账方式(现金、信用卡、支票等)作出规定。各营业点收银员在本班次结束后应进行结账并编制收银员报告，并将营业款装入专门的信封中在见证人注视下投入保险箱。总出纳清点营业款后应编制汇总表，汇总表中实收营业款金额必须与收银系统产生的应收营业金额核对无误。总出纳收集和清点营业款的工作必须有见证人在场，并且见证人需在相关文件中签名作为见证依据，清点无误后存入银行。

　　3.库存现金的安全控制

　　酒店每日营业款应即时存入银行。现金应保存在保险箱内，保险箱的放置地点应有相应的安保设施；保险箱的密码和钥匙应按照规定妥善保管，如当知晓保险密码的人员离职时，应变更密码；定期对保险箱中的现金进行盘点；保险箱钥匙应由专门负责人妥善地保管，备用钥匙安全地封存。

　　4.备用金管理

　　备用金的控制也是货币资金控制的重要内容。主要控制活动有：备用金金额应根据营业实际需要合理制定。备用金领取时应向其告知备用金使用和保管程序，并在备用金领用书上签字。不同班次收银员交接班时应清点备用金，并进行正式记录。定期对备用金进行突击盘点，调查并向上级汇报发现的差异。

　　5.零用现金付款

　　规定现金支付的范围和限额；不得从营业款中坐支现金；每次补充备用金时编制支出明细表，并由总经理批准；零星的采购可用现金支付，常规采购采用转账；工资和津贴等劳务支付不能通过现金支付；所有现金支出申请单需有发票作为凭据并由总经理批准。

　　6.支票和电汇付款

　　空白支票应当严格控制，妥善保管。所有支票付款必须由有权签发支票的人员批准和签发。不得签发空白支票和远期支票。每项支票支出都必须有经过核准的发票或其他凭证作为依据，已支付过的发票应加盖“付讫”盖。支票应当准确填写，任何有文字或数字更改的支票应当作废。向供应商付款应按照约定的付款条件进行。所有已签发的支票，应当日记入银行存款日记账，并定期与其它账簿记录相核对。支票簿和密码应由不同人保管。

　　7.银行往来账控制

　　银行开户需有正式的批准手续；负责调节银行对账单和银行存款账面余额的职员不能同时负责现金收入、现金支出或编制收付款凭证业务，应由审核报销岗位办理。负责银行往来账调节的人员应直接从银行取得对账单，并将银行存款账同银行对账单进行核对调节。具体控制活动如下：

　　(1)营业部将因销售收取的支票及发票转出纳。
 
　　(2)将销售日报表及发票转会计部门。

    （3)出纳将收取的支票送银行后，将支票送款回单转会计部门，由会计将其于销售日报表及销售发票核对后编制记账凭证。

　　(4)各部门根据需要，填制支票领用单经批准后，转会计部门。

    (5)主管会计审批支票领用单后，转出纳。
 
　　(6)领用部门从出纳处领取支票。
 
　　(7)领用部门以支票付款后，持发票向出纳报账。
 
　　(8)出纳将购货发票及支票存根转会计部门，经审核后编制、审核记账凭证并登记相关账簿。

　　(二)客房销售业务的控制

　　1.付款保证

　　在客人入住时，应向客人取得付款保证：对于散客应收取现金押金或取得客人信用卡预授权；对于协议公司客人应要求提供公司的付款担保书；对于旅行社客人应要求提供旅行社出具的房券作为客人住房的付款担保。另外，对于公司和旅行社客人如提供的担保仅包括房费，还应向客人收取杂费押金。应注意预定确认函不能视作担保函；客人名片不能作为付款担保；公司担保函应由被授权人签名并加盖公司印鉴；收到以公司支票形式支付押金应立即存入银行，而不要等到客人离店后。
 
　　2.住店客人账务控制

　　对住店客人应每日进行抽查，减少跑账风险，保全酒店收入；保证住店客人资料的完整。主要控制方法：

　　选取一定数量的客人账户，检查账单上客人签名，付款担保或合同等；账单是否正确(金额、房间号码、签名)；房价是否与合同价格相符；根据已消费金额和预离店日期，计算押金是否充足；客人离店后，资料是否已从前台文档中取出，客人入住登记是否符合要求(如是否符合公安部门的要求)。
 
　　3.房态核对

　　控制活动有：对每日前厅部和客房部应分别编制已占用房报告和已清扫房报告进行核对，正常情况下，前厅已占用房报告和客房已清扫房中的客房数应当一致，如有差异产生必须进行调查和解释。
 
　　(三)采购与库存控制

　　企业的采购活动由物资采购部办理采购，会计部门进行付款以及材料成本控制和核算，仓库物资保管人员保管。

　　1.采购与付款业务关键控制点

　　(1)年度应有消耗定额、储备定额，编制物资供应计划和采购计划，然后，根据生产和物品库存的状况，制定采购计划和采购价格；

　　(2)采购之前，购货必须按正确的级别批准即请购单必须经有关主管人员签字，采购部门方可受理；

　　(3)物资申购、采购、验收和结算工作必须由不同的人员担任，不得由一人包办，要实行钱、账、物分管；

　　(4)除特殊情况特别授权外，应在批准的采购预算所列的范围内进行采购，采购预算根据营业消耗定额结合库存来制定；

　　(5)物资采购，一般需要与供应单位签订合同，会计部门需要参与重大合同的签订，仓库和质检部门要严格按合同规定进行验收；
 
　　(6)重要材料价格要根据市场情况结合材料品质，实行比价采购，控制采购成本；

　　(7)采购发票价格，运输费，税收等必需凭证齐全，并与合同复核无误，才可以办理结算，支付货款；

　　(8)采购材料等物资一般要通过银行转账；
 
　　(9)购货发票以外增加的采购成本的各种费用，损失，必须经过有关主管部门的审查和损耗原因分析，确定其合理性和合法性，通过授权批准后，会计部门方能支付或转账；

　　(10)控制储备定额，既保证营业需要，又节约资金，严防超储积压；

　　(11)仓库物资应由胜任的职工管理，并限制无关人员接近，保护资产的安全和完整；

　　(12)执行内部核查程序，检查订购单的处理，确定收到商品是否正确入账；定期检查验收单的顺序，检查凭单计算的正确性。

　　2.采购与付款内部控制制度的具体运作

　　根据上述业务流程和控制要点，采购与付款业务处理程序可具体划分为：请购、审批、采购、验收、退货与折让、付款和记录等步骤。这些步骤分别授权由使用部门、采购部门、质检部门、仓储部门和财会部门处理。这样，既保证了采购货物或劳务的数量和质量，又使支付的货款金额正确。

　　3.仓库保管

　　规定仓库开放的时间安排，确保仓库在非开放时间或保管人不在时锁好门窗；规定有权进入仓库的人员名单；在非开放时间，仓库钥匙应用信封封好后交前台或保安统一保管；货物应按保质期先后顺序摆放或标注，以便按先进先出原则进行发货；仓库领料应经适当授权，并由领料人签收；损坏的货物应进行记录并保留存货盘点后方可按规定程序处理。

　　4.存货控制

　　应使用永续盘存法计价，对录入计算机存货系统的数据应由不负责录入的人员进行抽查，以检查其准确性。每月进行存货盘点，盘存差异应进行调查，并报告管理层。盘点最好由两名员工一同进行，其中一名员工应不负责仓库管理，盘点人应在盘点表上签字。每月计算存货周转率，编制周转缓慢(连续三个月未被领用)和滞用(连续一年未被领用)货物清单，上报管理层。注意可回收包装物的控制。第三方寄存的存货，应每月与相关供应商进行对账。盘点发现的差异，应及时处理，进行预提或计入损失。

　　当然，以上所述只是经济型酒店内部控制内容的主要部分。酒店管理层应当了解内部控制固有的局限性，最完善的内部控制也有可能由于串通而失效，或因执行人员的主观或非主观原因而导致无效。另外，内部控制主要是针对于日常常见的业务做出的规定，对于较少发生的特殊情况则缺乏约束力，需要制订特殊规则或临场应急处理措施来解决。了解了这些，管理人员才能把握内部控制本质，使内部控制与企业战略有机结合起来，做好企业内部控制工作。
　　
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