| 信息化与商业企业资金流程再造 |
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| 作者：孟凡生 来源：《商业时代》2003年 第20期 人气： 时间：2005-10-15 14:42:58 进入论坛 |
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内容摘要：我国加入WTO，尤其是经济全球化发展，跨国经营日益增多，使企业财务活动的范围日益扩大，传统的资金管理模式已经不能适应市场经济发展的要求。企业信息化的根本目的，是为改善企业的经营效率，提高其市场竞争力，信息化建设在改造商业传统的资金管理模式，提高企业财务管理水平等方面发挥积极的作用。
关键词：信息化 商业企业 资金流程
商业企业资金流转一般要经过供应和销售两个阶段。其基本流程是：货币——商品——货币，企业财务管理工作的目标就是使资金经过这一流程实现财富的最大化。我国加入WTO，尤其是经济全球化和互联网络的迅速发展，使企业管理当局很难再以传统的模式对企业的资金流程施加有效的控制，他们亦愈发感到信息化管理对于实现企业资金流程再造的重要性。
图1是实现信息化以后商业企业的资金流程示意图，从中我们可以看出企业信息化对其资金流程再造的影响。
信息化对货币资金控制的影响
货币资金在企业中流动性最强。货币资金留存不足，将可能影响企业正常的交易活动，失去可能的投资机会，以致发生财务风险；留存过多，则影响企业的扩张，可能导致经济损失。在传统的资金管理模式下，我国有相当多的企业不能对货币资金管理施加有效的管理。货币资金数额多少、使用效果怎样，靠的是财务人员的记录和制度的约束，企业高层管理当局只能通过阅读每月的资产负债表来掌握企业月末货币资金的结余情况，而对企业日常的货币收支缺乏及时而有效的控制，致使货币资金使用效率低下。
从图1中我们可以看到，通过信息化管理，财务部门不再仅仅是按月通过报表提供给管理者货币资金的结余数额，而是每笔货币收支，都要在业务发生的当时由财务部门及时将数据输入企的文件中心，并由文件中心迅速传达给管理当局。资金的使用在网络上向企业决策层公开，堵塞了资金使用中的漏洞。企业管理当局不仅可以掌握货币资金收支的实际执行情况，及时发现有关收支在执行中存在的问题，而且能够在网上随时了解当日货币资金的结余情况。一个活生生的现金日记帐和银行存款日记帐展现在决策者面前，为管理者把握商机，进行科学决策提供了便利，从而实现了资金流与信息流的集成管理，达到了以信息流优化资金流的目的。
信息化对储备资金控制的影响
出于保证经营的需要及价格等多因素的考虑，企业不可避免地要储备各种商品。商品储备不足，会影响企业正常的销售；储备过多的商品不仅要占用较多的资金，从而影响到资金的流转，而且会增加仓储费、维护费，甚至会因资金流转缓慢，从而增加贷款利息支出，导致利润的下降。因此，对储备资金的控制应着力于商品的采购价格和数量两个因素。
在市场经济条件下，由于商业企业采购商品的价格经常是变动的，没有实现信息化，企业管理当局难以及时掌握商品的市场行情和库存结存情况，商品的采购价格高低、采购数量的多少在一定程度上受采购员的行为所左右。各经销网点在销售过程中，由于与其他经销网点或与企业总部之间缺乏及时而有效的信息沟通，常常会出现一个销售网点货物供不应求，而其他网点或企业总部积压货物的现象。实现信息化以后，管理当局经过市场调查、因特网查询和采购数据积累而成的商品价格数据库为采购定价提供了依据，企业对各种商品科学的制定出最高限价，以便控制商品的采购成本；在科学可行的奖惩制度配合下，采购人员在采购时会自觉的货比三家，动态优化采购渠道，进行比质比价以后再确定采购单位，从而优化了商品的采购价格，加强了商品供应过程的管理。
在计算机系统的支持下，企业可以自动生成各种商品的最高储备量和最低储备量，在此基础上制定科学的采购方案。企业的各经销网点每天都可以通过因特网将当天的销售情况输入到企业数据库，由数据处理中心将信息传达给管理当局，从而消除了销售过程的暗箱操作和个人行为，实现了以信息流优化物流和资金流的优良管理模式，使销售过程全透明，企业经理层可以随时了解市场动态。在千里之外调度各销售网点的库存产品，不仅减少了库存积压，降低了仓储费用，而且加速了资金流转。
应用计算机软件对商品的领出时间、单位、数量进行计算机统计，实现各种商品的动态点库，使物资库库存数据在网上向全企业（包括各连锁商店）公开，各单位可以在网上对各种商品进出库及结存数量进行查询，既避免了各使用资金单位因盲目提报计划而形成重复采购，造成商品的积压；又防止了因商品短缺或因采购过于频繁而影响销售或增大采购费用的现象发生，实现了以信息流优化物流和资金流的管理目的。
信息化对结算资金控制的影响
为了拓宽市场、增加企业盈利，尤其是在银根抽紧、市场疲软、资金匮乏的情况下，企业往往要采取赊销的手段来扩大销售规模。赊销带来了应收帐款等债权资金的膨胀。这部分资金如不能及时收回，轻者影响企业的资金流转，严重者会导致坏帐的发生。因此，加强对客户信用情况的了解极为重要。
由于管理手段的落后，相当多的企业因收集有关客户信息的成本较高，缺乏对客户信用标准的评定。有些企业尽管进行了客户信用等级评定，其评定过程和结果也常常过于主观，难以实现信息流优化资金流程的管理目的。企业实现信息化以后，借助计算机系统，可以自动建立有关客户的信息档案，收集和整理客户应付金额、应付时间、已付金额、支付时间、拖欠金额，以及与客户的交易背景等方面的信息，并进行帐龄分析，进行跟踪管理，对债权资金进行连续监控和催收。通过网络系统，管理当局可以对大额赊销业务进行审批，看到的不再是资产负债表上的静态数据，而是各项债权资金占用的详细动态记录。便于以信息流优化企业的资金流程，从而提高了管理者的理财能力和科学决策能力。
信息化对资金的预算管理
由于管理手段的落后，我国许多企业的预算工作还停滞在年度预算。在市场经济条件下，许多不确定因素的存在，使企业的年度预算在年度后期难以起到约束作用。实现信息化以后，企业可以建立以旬计划为主的资金预算管理系统。企业的销售部在每旬前几日通过全国销售信息网络集合旬回款计划，汇总后上报文件管理中心，进入资金数据总库；使用资金单位在旬末的几日前，将需求资金计划按类别填报计划录入资金数据库，经管理当局审批以后，由网上发布到执行部门，按批准计划分配资金；经批准的各类资金计划，各个资金控制和执行部门在发放和报销时可在网上实现按类别、单位、期间等自动进行查询，杜绝了资金实际使用与计划的偏差。通过旬资金预算管理系统，管理者可以按旬预算企业的现金流量，从而加强了资金流程的预算控制。
需要指出的是，企业信息化不是简单地用计算机来代替手工劳动，也不是将传统的管理方式硬搬到计算机网络中，而是借助现代信息技术，引进现代管理理念，对计划经济时期形成的、不适应市场经济客观要求的落后经营方式、僵化的组织结构、低效的管理流程等，进行全面而深刻的变革。如果传统的管理体制不改革，落后的机制不转变，即使是采用了计算机，上了互联网，信息化的优势也难以发挥，企业的管理水平也难以提高。以信息化优化企业资金流程是一个需要逐步推进和不断完善的过程，不可能一蹴而就。就多数企业的情况来看，在起步阶段不一定要马上建立一个无所不包的完整系统，一般会呈现出一种螺旋式的发展趋势，依次向较高阶段转化。企业的情况千差万别，一定要根据企业自身的特点，找准优化资金流程控制的切入点，抓住关键环节，实施重点突破。在以信息流优化资金流问题上，一定要抓好数据管理，如果基础数据不准确、不及时，即使都以一定的数据库格式录入到计算机里，输入计算机系统的也是错误的信息、过失的信息，企业信息化就成了无源之水、无本之木，从而失去了存在的价值。
参考资料：
1.蒋黔贵.斯达信息化与管理创新.中国经济出版社2002、4
2.冯辉.公司理财技法.中信出版社 2001、1
3.余续缨.管理会计学.中国人民大学出版社1999、8
4.迟玉丹、张明燕.财务人员也需“与时俱进” 财务与会计2002、12
□ 作者：哈尔滨工程大学经济管理学院 孟凡生
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