商场接管验收的工作是非常重要的，可以说是承上启下。商场接管验收工作执行得好与坏，甚至直接影响到未来商场的运营。所以把握商场接管验收的主要工作内容是非常有实际价值的。当商场经过土建及装修、设备安装后，达到了设计要求规定，通过有关机构办理工程合格验收后，物业管理公司在接受发展商委托管理前，以物业主体结构安全和满足使用功能为主要内容的再检验，其目的在于为今后管理做好相应的准备（特别是在工程质量上），以及为今后移交给租用户（或购买者）时能充分维护其权益。

一、商场接管验收前的准备工作

    商场接管验收前要做很多准备工作，概括起来，主要有以下几项：

（1）成立物业管理机构。

    成立物业管理公司或设置管理处，设立各级管理机构及各岗位，草拟各级管理员工岗位职责，招聘所需员工及进行岗前培训，建立一支优良的专业物业管理队伍。管理机构一般应在商场接管前&nbsp3个月建立，各级管理人员和员工应该到位。

（2）草拟各种规章制度。

    物业管理的规章制度分为物业管理公司内部的规章制度和公司对外（租户）的规章制度两类：

    ①物业管理公司内部的规章制度。物业管理公司成立伊始就应该建立起一套科学的、健全的、严格的规章制度，使人人有章可循，事事有法可依。物业管理公司内部的规章制度主要有公司的宗旨、纪律、经营方针、工作程序、岗位职责等。如保安员守则、警械使用及保管规定、消防规定、卫生规定等等。公司也可以将各种规章制度综合成一本《员工手册》，方便员工全面了解和遵守公司的规章制度。

    ②物业管理公司对外的规章制度。包括公司向租户解释公司的宗旨、权利和义务，以及公司管理服务范围、管理服务方式，还有要求租户共同遵守的行为准则等方面的文件。如租户手册、承诺书等等。

（3）组成商场验收小组。

    由物业管理部牵头，组织工程部、经营部及公司有关人员组成商场验收小组，验收小组还应在验收前完成以下工作：

    ①提前派出部分工程技术人员进驻现场，与开发单位和承建单位的工作人员一起参与商场竣工收尾监理工作，主要参与机电设备的安装调试，了解整个商场内所装配的设备设施，熟悉各类设备的构造、性能；熟悉水、电等线路的铺设位置及走向，为入住后的管理、维修养护打下良好基础。

    ②主动与开发单位、承建单位联系，协商商场交接问题（如交接日期及注意事项）和制定验收方案，统一验收标准。

    ③准备接管验收的各种表格，如接管验收表、接管验收遗留问题统计表等。

（4）财务方面准备。

    筹措物业管理维修基金；制定财务预算方案，提交开发单位审批；并建立完善的财务制度，有效控制管理费及基金收支；制定第一年的管理收支预算，拟定收费标准，包括管理按金及其他管理款项的建议。

（5）协助开发单位购买所需用具及设备，保质保量，以保证商场物业管理顺利进行。

（6）编制商场验收计划。

    验收小组依据开发单位、承建单位提供的竣工图、设备清单等文件，按设计及施工要求编制验收计划。验收计划应包括项目概况、接管原则、验收标准、职责分工、日期安排及工作内容、验收要求等。

二、商场接管验收时应该注意的问题

    商场接管验收与住宅小区的验收相比，相对来说更应灵活些。因为商场最重要的是经营环境，其他一些生活设施相对差一些，也无关大局，不像住宅小区，各方面都与住户息息相关。所以商场接管验收更要坚持原则性与灵活性相结合。所谓原则性，就是要实事求是，坚持原则，需要防止为个人利益而放弃原则。对验收过程中查出的各种问题，物业管理公司应详细记录在案，该返工的要责令承建单位返工，该更换设备的就应更换设备，返工或更换仍没有达到要求的，不予签字，直至达到要求为止，特别是在一些较重要的问题上。

    当然，在坚持原则性的同时，也要讲究灵活性，即在不违背原则的前提下，具体问题具体分析，要针对不同情况分别采取措施，验收人员不必拘泥于成规，例如对一些不影响大局、不影响营业环境的问题，可采取比较灵活的处理方法。不能因坚持原则而失去灵活性，不应把接管验收双方置于对立状态，而应相互配合，力争合理、圆满地解决接管验收中出现的问题。

三、物业公司接管商场时需要接收的资料

    商场接管时有两个方面的资料需要移交，一是产权方面的资料，二是技术方面的资料。

（1）产权方面的资料

①项目批准文件；

②用地批准文件；

③建筑执照；

④拆迁资料；

⑤租户姓名、产权、位置、建筑面积清单。

（2）技术方面资料。

①竣工图——总平面图、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸；

②地质勘察报告；

③工程预决算分项清单；

④图纸会审记录；

⑤竣工验收证明书；

⑥工程合同及开工、竣工报告；

⑦工程设计变更通知及技术核定单位（包括质量事故处理记录）；

⑧隐蔽工程验收签证

⑨沉降观测记录；

⑩设备及主要建材的质量保证书或合格证书以及供水、供暖、管道煤气的试压报告。

四、办理租户入伙及退伙手续

（1）办理入伙手续。

    物业管理公司为租户办理入伙手续主要做好下列工作：

①发出租户入伙通知书。通知书应包括下列内容：办理入伙手续的时间、需携带的证件、需缴纳的款项及需办理的手续和程序等。

②准备好入伙及装修时所需填写的表格。

③准备好钥匙，以及搞好入伙前的清洁工作。

④在办理入伙手续时，要核对租户身份及入伙通知，要求租户填写《租户登记表》。同时要求租户与商场管理处签署《安全防火责任书》，该责任书一式两份，租户和商场管理处各存一份。

⑤向租户收取保证金、管理费按金及水电费周转金。

⑥通知工程部人员会同租户登记单元内水电表底数，检查单元内设施、设备情况，如没问题，双方在《单元验收登记表》上签字并将表格返回物业管理处。

⑦物业管理处把单元钥匙移交给租户。

（2）办理退伙手续。

①租户合同期满退租，由物业管理处办理结清租金、水电费、电话费以及管理费的手续。如租户提前退伙，需事先告知物业管理公司，经物业公司同意后，租户到物业管理处办理结清租金、管理费等手续。

②租户退场时，经营部、物业管理部、工程部人员按《退场单元验收表》检查租户单元内设备设施完好情况以及记录单元内水电表读数，记录在《退场单元验收表》中，并经租户签名认可。

③租户结清水电费等费用后，管理处发出《退款通知书》，退回租户所交的单元水电费按金，经租户签名认可，并在《退房租户情况登记表》中登记。

五、《租户手册》的主要内容

    《租户手册》是物业管理公司将租户需要详细了解的情况和需要熟悉的规章制度，以及日常注意事项等汇编成小册子，交给租户。它可以使租户更多了解商场的情况及物业管理公司的各项工作及各项规章制度，从而加深物业管理公司与租户之间的沟通和联络，提醒租户对各项规章制度的遵守，从而促进物业管理公司各项工作的开展。《租户手册》一般包括以下内容：

（1）商场情况及提供各种服务概况。

（2）辖区的管理规定及常用的规章制度。

（3）租户须知、安全指南及常用电话号码等。